Als een regeling wordt ‘verduidelijkt’, moet je extra opletten. Nederland beschikt gelukkig over uitstekende wetgevingsambtenaren die heel goed in staat zijn om verantwoord op te schrijven wat de politiek wil. Verduidelijking dient dan vaak een ander doel. En ik ben geneigd hetzelfde te denken van de verduidelijking van de Uitvoeringsregeling loonbelasting per 1 januari 2022. Deze verduidelijking betreft de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen.
Bijzondere vrijstelling op basis van Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011
Die vrijstelling voor arbovoorzieningen is een bijzondere. Bijna alle gerichte vrijstellingen staan in de wet. Als men daar iets aan wil doen, zal dus de wet gewijzigd moeten worden. In de regel zien we dat gebeuren bij het Belastingplan dat op Prinsjesdag wordt ingediend. Dat is een wetsvoorstel waar eerst de Raad van State goed naar kijkt. Waarna het in de Tweede en daarna Eerste Kamer uitgebreid wordt beklopt.
Er is een gerichte vrijstelling die de minister van Financiën de mogelijkheid biedt om aanpassingen te doen. Zonder dat er een wetswijziging nodig is en dus ook zonder dat het hele politieke proces moet worden doorlopen. Dit komt doordat de wet de minister zelfstandig de mogelijkheid geeft voorzieningen gericht vrij te stellen door ze op te nemen in een ministeriële regeling. Het gaat dan om ‘bij ministeriële regeling’ aan te wijzen voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op een bij die ministeriële regeling aan te wijzen werkplek worden gebruikt of verbruikt. Die ministeriële regeling is de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.
Gerichte vrijstelling
In de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 wordt deze gerichte vrijstelling op twee manieren vormgegeven. De eerste betreft hulpmiddelen die de werknemer op de werkplek gebruikt maar ook buiten de werkplek gebruiken kan. En die geheel of nagenoeg geheel zakelijk worden gebruikt. Als een hulpmiddel – bewust een breed begrip – bijvoorbeeld niet onder het noodzakelijkheidscriterium valt, kan dit toch gericht vrijgesteld zijn. Zolang de werkgever maar aannemelijk kan maken dat het voor 90 procent of meer zakelijk wordt gebruikt. Een niet-noodzakelijke laptop en een niet-noodzakelijke telefoon kunnen zo toch onbelast blijven. Het zal in praktijk niet eenvoudig zijn dit bewijs te leveren.
Vrijstelling voor arbovoorzieningen
De tweede uitwerking in de Uitvoeringsregeling, en daar gaat deze bijdrage met name over, betreft de vrijstelling voor arbozaken. Tot en met 2021 werd de werkgever hierbij veel vrijheid gegeven. Ook als de werknemer thuiswerkte, waren de voorzieningen die rechtstreeks voortvloeiden uit het arbobeleid van de werkgever gericht vrijgesteld. Dat arbobeleid moest wel zijn gebaseerd op de Arbeidsomstandighedenwet. Veel werkgevers, maar ook de Belastingdienst, maakten dankbaar gebruik van de vrijheid die deze bepaling bood. Als er een duidelijke link was met gezond en verantwoord werken, kon deze regeling gebruikt worden. Zo bevestigde de Belastingdienst ruimhartig dat een cursus stoppen met roken op kosten van de werkgever hier prima in paste.
Uiteraard wordt ook bij een ruime bepaling de grens verkend, zoals het volgende voorbeeld laat zien.
Definitie gericht vrijgestelde arbovoorzieningen
Kennelijk is de Belastingdienst niet helemaal gerust op een eventueel hoger beroep in een zaak als deze. Of op andere creatieve ideeën en is de regeling verduidelijkt dan wel aangepast. Met ingang van 1 januari 2022 zijn alleen nog gericht vrijgesteld: voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden, voor zover die direct samenhangen met verplichtingen van de inhoudingsplichtige op grond van het bepaalde bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet (met inachtneming van artikel 44 van die wet). Ik ga hierna in op een aantal termen uit deze definitie.
Voorzieningen
In loonbelastingregels kan het van belang zijn of de werkgever kosten aan de werknemer vergoedt (vergoeding). Of dat de werkgever zaken aan zijn werknemer geeft (verstrekking), dan wel zaken aan zijn werknemer leent (terbeschikkingstelling). De term ‘voorziening’ is een verzamelnaam voor zowel vergoeden, verstrekken als ter beschikking stellen.
Werkplek
De hoofdregel is dat de werkplek de plaats is waar de werkgever arboverantwoordelijkheid heeft. Dat is de plaats waar de werknemer pleegt te werken. En waarover de werkgever zeggenschap heeft ten aanzien van de gesteldheid, de inrichting, het gebruik door anderen en de veiligheid. Met andere woorden: waar de werkgever invloed heeft op de inrichting.
De thuiswerkplek is hiervan uitgezonderd. Op zich is dat begrijpelijk, want voor alles wat de werknemer op de werkplek krijgt en gebruikt, is de nihilwaardering van toepassing. Een nihilwaardering zou anders ook gelden voor alles wat de werknemer thuis krijgt, wat ongewenste effecten zou hebben. Maar voor de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen geldt die uitzondering weer niet en is de thuiswerkplek dus een werkplek.
De chocoladeletter die op kantoor wordt opgegeven is dus met nihil gewaardeerd. Maar als het snoepgoed mee naar huis gaat, geldt de winkelwaarde. Een arbovoorziening thuis is gericht vrijgesteld.
Verplichtingen Arbeidsomstandighedenwet
De verwijzing naar ‘directe verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet’ is de belangrijkste wijziging. Een beleid dat is gebaseerd op de Arbowet gaf de indruk dat alles wat de werkgever gaf vanuit goede zorg voor veiligheid en gezondheid onbelast was, mits de werkgever erover nagedacht had. Vanaf 1 januari jl. is duidelijk dat er een directe verplichting in de Arbowet moet staan, wil de werkgever dit onbelast kunnen doen.
Nu is dit helaas niet zo helder als de tekst doet vermoeden. De Arbowet en het bijbehorende Arbobesluit geven voor thuiswerken de verplichting om de werkplek in te richten volgens ergonomische beginselen. Bovendien moet er voldoende daglicht dan wel voldoende kunstverlichting zijn. Met de keurmerken die daarvoor gelden, weten we waar we aan toe zijn.
De arboregels geven echter ook wat ruimere begrippen. De werkgever moet maatregelen nemen ter voorkoming van psychosociale belasting. Dat laat zich lastiger in een keurmerk vatten.
De werkgever moet bovendien werknemers de gelegenheid bieden om een onderzoek te ondergaan dat erop gericht is de risico’s die de arbeid voor de gezondheid van de werknemer met zich meebrengt, zoveel mogelijk te voorkomen of beperken. Een gezondheidsonderzoek dat direct gericht is op arbeidsgerelateerde risico’s gaat fiscaal dus goed, maar volgens de toelichting bij de aanpassing is aangegeven dat een algemeen gezondheidsonderzoek niet meer onder de vrijstelling valt. Dat moet dus wel goed afgestemd worden met de keuringsartsen.
Artikel 44 van de Arbeidsomstandighedenwet
De vrijstelling voor arbovoorzieningen geldt met inachtneming van artikel 44 van de Arbowet. Dit artikel bepaalt dat de werkgever de kosten van de arbovoorziening moet dragen. Dat is mijns inziens een logische en terechte bepaling. Als een bepaald middel nodig is om het werk veilig te kunnen doen, heb je daar als werkgever voor te zorgen en kun je geen bijdrage van de werknemer vragen.
Meer weten?
Lees het volledige artikel op SalarisNet.nl >>
Of meld u aan voor de Personeel & Salaris Vakdag. Tijdens dit congres licht Jan-Bertram Rietveld onder meer de wijzigingen in loonbelastingen en de werkkostenregeling toe die op Prinsjesdag bekend worde gemaakt. U bent in één dag volledig opde hoogte van alles actualiteiten.