Op Prinsjesdag 2021 leek het Belastingplan 2022 weinig opzien te baren met een beperkt aantal aangekondigde wijzigingen. In combinatie met het regeerakkoord van 15 december 2021, de start van het nieuwe kabinet en een paar hardnekkige aandachtspunten blijkt er toch ineens wel heel veel te vertellen over het fiscale jaar 2022.
Het regeerakkoord bevat tal van plannen die dit keer bewust niet volledig zijn vormgegeven en uitgeschreven, om de discussie met de Tweede Kamer open te houden. Een aantal plannen is dan ook meer als denkrichting opgenomen, zonder exacte datum van uitvoering. Enkele daarvan raken de (loonheffingen)fiscaliteit en zijn heel interessant.
- De aankondiging dat het kabinet de onbelaste reiskostenvergoeding met ingang van 1 januari 2024 verhoogt. Komt deze aankondiging tegemoet aan de in ondernemersland lang gekoesterde wens om de huidige 19 cent naar boven bij te stellen?
- Het kabinet wil de verschillen tussen flexwerk en vast werk verkleinen.
- Het minimumloon gaat stapsgewijs met 7,5 procent omhoog, waarbij de koppeling met de AOW vooralsnog wordt losgelaten. Dit laatste zal zeker tot flinke discussies in de Tweede Kamer leiden.
- Het kabinet wil echte zelfstandigen ondersteunen in hun ondernemerschap. Met het doorontwikkelen van de webmodule moeten zzp’ers meer duidelijkheid krijgen over de aard van hun arbeidsrelatie. Schijnzelfstandigheid moet door de Belastingdienst harder worden aangepakt.
- In lijn met het rapport-Borstlap ontwerpt het kabinet een arbeidsongeschiktheidsverzekering voor alle zelfstandigen.
De twee voornaamste wijzigingen die betrekking hebben op de loonheffingen 2022 zien op de introductie van de thuiswerkvergoeding en de nieuwe uitleg bij de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen.
Nieuwe gerichte vrijstelling thuiswerkkostenvergoeding
Veel van uw werknemers zagen zich geconfronteerd met extra kosten thuis, doordat zij vanwege corona niet mochten en konden werken op de werkplek op kantoor of bedrijf. Door de hieruit ontstane maatschappelijke druk op het kabinet om hieraan tegemoet te komen is de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding ontstaan. Kort gezegd houdt deze gerichte vrijstelling in dat u uw werknemer een bedrag van 2 euro per dag mag geven als de werknemer een (gedeelte van de) dag thuiswerkt. Er is geen directe eis gesteld aan de tijdsomvang van het thuiswerken, maar er moet uitgegaan worden van een realistische situatie van thuiswerken.
Het bedrag van 2 euro is ontleend aan het Nibud dat de thuiswerkkosten als eerste heeft onderzocht en vaststelde dat we thuiswerkkosten zien op kosten voor extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Het forfait van 2 euro per thuiswerkdag wordt jaarlijks geïndexeerd met ingang van 2023.
Tot zover lijkt deze gerichte vrijstelling voor thuiswerken eenvoudig. Als werkgever bent u gewend om aan veel van uw werknemers een vaste reiskostenvergoeding toe te kennen. Maar u mag niet op dezelfde dag een thuiswerkvergoeding en een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer toekennen. Als het arbeidscontract het toestaat, mag de werknemer – als hij een dag deels op kantoor en deels thuis heeft gewerkt – kiezen voor een thuiswerkvergoeding of een reiskostenvergoeding. Slechts als de werknemer een auto van de zaak, een OV-kaart of een fiets van de zaak heeft, moet u als werkgever de thuiswerkvergoeding voor een ‘gemengde dag’ in de loonheffingen betrekken. Natuurlijk kunt u de thuiswerkvergoeding in dat geval ook als eindheffingsloon aanwijzen.
Samenloop van een vaste thuiswerkvergoeding en een vaste reiskostenvergoeding
De samenloop van een vaste thuiswerkvergoeding en een vaste reiskostenvergoeding is best ingewikkeld. U kunt voor beide vaste vergoedingen uitgaan van de 128-dagenregeling, zoals deze al bestond bij de vaste reiskostenvergoeding. Als een werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist (woon-werkverkeer), mag u als werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven, alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste werkplek reist. Daarbij is er wel ruimte als het werkelijke reis- of thuiswerkpatroon afwijkt van de vooraf gemaakte inschatting. U hoeft dan niet meteen de vaste vergoeding te wijzigen.
De praktische 128-dagenregeling bevat natuurlijk een behoorlijke ruimte tot het geven van een vergoeding gedurende 214 dagen, als voor slechts 128 dagen is vastgesteld dat de werknemer recht heeft op een reis- of thuiswerkvergoeding. Als gevolg van het mogen combineren van beide gerichte vrijstellingen en dat op beide de 128-dagenregeling van toepassing is, heeft het kabinet een begrenzing aangebracht die ervoor zorgt dat er geen dubbele vergoedingen plaatsvinden.
Als uw werknemer eerst een deel van de dag thuiswerkt om daarna naar een klant te rijden, kunt u als werkgever voor die dag wel een vrijgestelde thuiswerkvergoeding en een vrijgestelde reiskostenvergoeding geven. Voorwaarde daarbij is dat uw werknemer niet 40 keer op jaarbasis naar dezelfde plek van werkzaamheden reist. In dat geval kwalificeert die plek weer als een vaste werkplek en dan val je weer terug op de hoofdregel dat de werknemer niet op één dag zowel een thuiswerkvergoeding als een reiskostenvergoeding mag ontvangen.
Gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen
De afgelopen jaren is onze maatschappij veel meer in het teken komen staan van gezonde activiteiten, bevordering van een goede leefstijl, vitaliteit, mentale fitheid en de balans werk-privé. De loonbelasting biedt geen directe mogelijkheden om uw werknemers van voorzieningen in deze sfeer onbelast te laten profiteren. Die mogelijkheid bestaat echter wel als u gebruik kunt maken van de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen. Deze fiscale tegemoetkoming is gebaseerd op verplichtingen die u als werkgever heeft die zijn gebaseerd op de arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Dergelijke verplichtingen zien op voorzieningen ter bestrijding of voorkoming van veiligheids- en gezondheidsrisico’s voor uw werknemers.
In vele cao’s zijn budgetten voor werknemers opgenomen onder de verzamelnaam ‘duurzame inzetbaarheid’. Die geven werknemers de mogelijkheid tot het verkrijgen van voorzieningen in het kader van de genoemde gezonde activiteiten. Als je fit bent, is het ook aannemelijk dat je als werknemer beter functioneert op het werk. Vanwege deze vermeende link dachten veel werkgevers dat langs die weg gebruik kon worden gemaakt van de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen. De Belastingdienst is in het verleden ook gedeeltelijk meegegaan in deze gedachte, door expliciet in het Handboek loonheffingen op te nemen dat ook een cursus stoppen met roken en een stoelmassage gericht vrijgesteld zijn.
Gezonde maaltijden en stoppen met roken-cursus niet langer gericht vrijgesteld
Met ingang van 1 januari 2022 heeft de staatssecretaris van Financiën het beleid op dit punt verscherpt. De Belastingdienst keert daardoor terug naar het oorspronkelijke uitgangspunt van de Arbowet: het bestrijden van veiligheids- en gezondheidsrisico’s van werknemers die direct samenhangen met de verplichtingen van de werkgever. Concreet betekent dit dat voorzieningen zoals schoenen met stalen neuzen, beeldschermbrillen en ergonomische bureaustoelen wel gericht vrijgesteld kunnen zijn, maar dat veel voorzieningen die geboden worden vanuit duurzame inzetbaarheidsbudgetten (zoals gezonde maaltijden, sportieve activiteiten, mindfulness) in veel gevallen niet samenhangen met de te verrichten arbeid. De eerder toegestane cursus om te stoppen met roken en de stoelmassage zijn dus niet langer gericht vrijgesteld. De staatssecretaris trekt de touwtjes op dit punt een stuk strakker aan.
Verstrekken van corona(zelf)testen vallen onder gerichte vrijstelling
Een actuele vraag die opkomt, is of u als werkgever ter voorkoming van verspreiding van corona op de arbeidsplaats uw werknemers mag voorzien van corona(zelf)testen. Het antwoord luidt: ja. Als u als werkgever handelt in het kader van de Arbowet om voor uw werknemers gezondheidsrisico’s weg te nemen en hen een veilige arbeidsplaats te bieden, dan kunt u (ook in 2022) gebruikmaken van deze gerichte vrijstelling. Uiteraard moet u de voorziening als eindheffingsloon aanwijzen en voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Let erop dat u de coronatesten uitsluitend verstrekt ten behoeve van de arbeidsplaats van uw werknemers. Als u meer dan de benodigde tests vergoedt of verstrekt, heeft u de keuze of u dat meerdere als loon van de werknemer op zijn loonstrookje zet of het aanwijst als eindheffingsloon en onderbrengt in de vrije ruimte.
Aanwijzen van loon als eindheffingsloon
Als u als werkgever gebruik wil maken van gerichte vrijstellingen of loon wil opnemen in de vrije ruimte, moet u eerst het loon aanwijzen. Nog steeds blijkt in de praktijk dat de manier waarop je loon kunt of moet aanwijzen onduidelijk is.
U moet als werkgever de keuze voor eindheffingsloon of loon van de werknemer uiterlijk maken op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Deze keuze is definitief en u kunt daar als werkgever later in het jaar in principe dus niet op terugkomen. Alleen in het geval er duidelijk sprake is van een fout bestaat de mogelijkheid om alsnog de gemaakte keuze te wijzigen. Dat kan bijvoorbeeld als u loon als eindheffingsloon hebt aangewezen, terwijl u eerder met uw werknemer expliciet was overeengekomen dat het loon van uw werknemer zou zijn.
De manier waarop u de aanwijzing daadwerkelijk gestalte geeft, is vormvrij. Dat betekent dat u het zich als werkgever zo makkelijk mogelijk kunt maken door bepaalde loonbestanddelen voorafgaand aan het genieten ervan al aan te wijzen, door dit voornemen vast te leggen in een arbeidscontract, een personeelshandboek of in een algemene omschrijving in uw salarisadministratie. Dit is zeker mogelijk ten aanzien van kerstpakketten, feestjes buiten het kantoorpand, alle denkbare gerichte vrijstellingen en zelfs op voorhand ten aanzien van bovenmatige reiskosten. Overigens moet u in alle situaties wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. De Belastingdienst gaat er hierbij al van uit dat als u als werkgever vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen hebt aangewezen als eindheffingsloon en dat u dan voldoet aan de voorwaarden en de grensbedragen van de gerichte vrijstellingen.
Belang van tijdig aanwijzen eindheffingsloon
Het belang van het moeten aanwijzen van loon als eindheffingsloon is onlangs weer gebleken in een rechtbankprocedure. In die procedure verzorgde een vrouw een vriendin op basis van een persoonsgebonden budget. De vergoeding die de vrouw voor haar werkzaamheden ontving, bevatte tevens een bedrag bestemd voor reiskosten, maar de vriendin (werkgever) had de reiskostenvergoeding niet vooraf aangewezen als eindheffingsloon. De vrouw voerde in haar aangifte inkomstenbelasting de ontvangen reiskosten op als onbelaste reiskostenvergoeding. Het Handboek loonheffingen biedt de mogelijkheid tot herstel als wel is voldaan aan alle voorwaarden voor het toepassen van een gerichte vrijstelling (zoals hier de reiskostenvergoeding), maar de werkgever per ongeluk heeft verzuimd deze aan te wijzen. Er is geen sprake van een herstelbare fout als de werkgever bewust heeft afgezien van aanwijzen. De rechtbank oordeelde dat er binnen de inkomstenbelasting geen mogelijkheid bestaat om het inkomen te verminderen met de reiskostenvergoeding, nu loonbelasting is ingehouden over het als reiskostenvergoeding bedoelde deel van het loon.
Hoger beroep aangetekend
Het merkwaardige aan deze procedure is echter dat de rechtbank het nu juist wel aannemelijk vond dat partijen bedoeld hadden af te spreken dat de vrouw een reiskostenvergoeding zou genieten. De rechtbank bood binnen de inkomstenbelasting desondanks geen herstelmogelijkheid. Er lijkt nu een verschil te ontstaan met betrekking tot een herstelbare fout in de loonbelasting ten opzichte van de inkomstenbelasting. Daarom is het prettig te melden dat hoger beroep is aangetekend in deze zaak, waar ik reikhalzend naar uitkijk. Let u er als werkgever in elk geval goed op dat u eindheffingsloon tijdig aanwijst, dus voor het genietingsmoment van uw werknemer.
Gebruikelijkheidstoets
Na een lange procedure langs alle gerechtelijke instanties heeft de Hoge Raad in 2021 eindelijk een definitief oordeel geveld in een zaak waarin de uitleg van het gebruikelijkheidscriterium centraal stond. In deze zaak had een nv aan de raad van bestuur een aandelenpakket toegekend, dat men aanmerkte als eindheffingsloon.
De Hoge Raad heeft een aantal richtlijnen gegeven die ook voor u als werkgever meer duidelijkheid bieden bij de vraag wanneer je als werkgever een beloning kunt aanmerken als eindheffingsloon. In de formele omschrijving van de gebruikelijkheidstoets staat dat u als werkgever vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als eindheffingsloon mag aanwijzen, als deze niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De Hoge Raad zegt nu dat vergelijkbare omstandigheden kunnen zijn: a) andere werknemers van dezelfde werkgever, b) collega’s van de werknemer in dezelfde functiecategorie, en c) werknemers van andere werkgevers, waarbij het geen voorwaarde is dat het werkgevers zijn met exact dezelfde werkzaamheden.
Met betrekking tot de vergoeding zelf moet u als werkgever in de vergelijking kijken naar a) de soort vergoedingen, b) de hoogte van de vergoedingen, c) wie de vergoedingen krijgen, en d) de vraag of tariefsvoordeel een doorslaggevende rol speelt als u loon aanwijst als eindheffingsloon.
Vergoedingen tot 2.400 gebruikelijk
Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar vindt de Belastingdienst gebruikelijk. De afwijking van 30 procent geldt niet voor dit bedrag. En dan zijn wij er nog niet, want u moet als werkgever nog wel nagaan of het redelijk is om 2.400 euro aan te wijzen als eindheffingsloon. Dit bedrag is niet redelijk voor bijvoorbeeld stagiairs en werknemers met een loon dat lager is dan het minimumloon.
Tot besluit
Dit nieuwe jaar laat zich lastig voorspellen. Duidelijk is dat de nieuwe gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten en de nieuwe uitleg van de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen voor veel (administratief) werk gaan zorgen voor u als werkgever. Corona zal ons vermoedelijk niet meer verlaten, hetgeen wederom mogelijk leidt tot lockdownmaatregelen en coronasteunmaatregelen voor ondernemers.
Voeg daarbij de voortdurende onduidelijkheid omtrent het aanwijzen van eindheffingsloon en de toetsing aan het gebruikelijkheidscriterium, dan lijkt de conclusie gerechtvaardigd dat 2022 een bruisend karakter krijgt. Maar troost u: een stilstaande vijver gaat vervelen. Ons vak is juist interessant door de golven die op ons afkomen.
Auteur | S.G.A. (Stan) Rethans, ministerie van Financiën (CD-VT), voorzitter kennisgroep cao, op persoonlijke titel