Weet u al in wat voor auto uw werknemer rijdt?

Het lijkt misschien een beetje een raar gegeven om bij uw werknemers te moeten uitvragen. Toch wordt van veel werkgevers wel degelijk gevraagd om bij te gaan houden wat voor auto hun werknemer rijdt. Het is het gevolg van een wet die naar verwachting op 1 januari 2022 ingaat: de Normerende regeling werkgebonden personenmobiliteit.

Deze regeling is onderdeel van de klimaatplannen en bepaalt dat werkgevers met 100 fte of meer in dienst binnen 4 jaar niet meer dan 96 gram CO2 per afgelegde kilometer mogen uitstoten. Zo dragen zij ook hun steentje bij aan het behalen van de klimaatdoelstellingen. Gelukkig is er in het de regeling wel een overgangsperiode van 4 jaar opgenomen. Pas vanaf 2026 wordt de regeling ook gehandhaafd.

Heleen Elbert, fiscaal jurist en spreker tijdens de Personeel en Salaris Vakdag licht toe: ‘Vanaf die datum is de werkgever verplicht om jaarlijks te rapporteren hoeveel personenmobiliteit er binnen het bedrijf is geweest en hoeveel CO2 er als gevolg hiervan is uitgestoten. Is de uitstoot meer dan 96 gram CO2 per kilometer? Dan moet de werkgever flink bijbetalen.’

Wat moet er worden bijgehouden?

Om goed te kunnen rapporteren moet de werkgever voor elke gereisde werk-kilometer bijhouden hoeveel de uitstoot was. Mogelijk besluit te wetgever in de toekomst ook om woon-werk kilometers, kilometers voor goederenvervoer en reizen per vliegtuig te betrekken in het rapport. Elbert: ‘Daar is vooralsnog geen uitsluitsel over gegeven. Maar om de uitstoot te weten, is het nodig om het merk, type en leeftijd van het voertuig te kennen ook moet de werkgever weten met welke brandstof er is gereden. Per reis zal dus niet alleen de afstand en het doel van de reis worden bijgehouden, maar ook gegevens die nodig zijn om te uitstoot te berekenen. Er zal dus veel moeten worden uitgevraagd bij de werknemer en de administratieve lasten nemen ook voor de werkgever flink toe.’

Geen tooling

Hoewel de vraag vanuit werkgevers, softwareleveranciers en de belastingdienst zelf er wel ligt, is er vooralsnog geen tool, programma of richtlijn beschikbaar voor de op te zetten administratie van deze gegevens. Elbert moet dan ook glimlachen van deze regeling. ‘Het besluit om deze regeling ook echt door te voeren is neergelegd bij het nieuw te vormen kabinet. Gelukkig ben ik er alleen om werkgevers op deze aankomende verplichting te wijzen en is er eerst een overgangsperiode. Want de administratie krijgt er een stevige klus bij.’

Wat moet de werkgever doen?

De regeling is deel van de klimaatplannen en is er uiteindelijk op gericht om de de werkgerelateerde CO2-uitstoot te verminderen. Elbert: ‘Hoewel u deze gegevens dus zal moeten administreren, moet er nog een tweede set acties aan gekoppeld worden. Het eigen wagenpark van de werkgever zal veel meer schone voertuigen moeten bevatten om zo min mogelijk CO2 uit te stoten. Daarnaast zal veel werkverkeer over moeten naar de fiets en moet het reizen met OV worden gestimuleerd door de werkgever.’ Uit reacties op het voorstel bleek ook al dat er in de toekomst mogelijk ook wordt ingezet op een ander belangrijk punt: het aantal gereisde werkkilometers moet naar beneden. Elbert: ‘Het is ook denkbaar dat werkgevers vanwege deze nieuwe regeling de reismogelijkheden van de werknemers zullen gaan beperken. Wellicht mogen werkkilometers alleen nog in schone auto’s worden afgelegd of wordt reizen met ov en thuiswerken de nieuwe norm?’

Meer weten over dit onderwerp en andere mobiliteitsvraagstukken bij uw organisatie? Kom tijdens de Personeel en Salaris Vakdag naar Heleen Elbert. Zij legt het u kraakhelder uit.