Aan de hand van de Handreiking Thuiswerken van de Belastingdienst beantwoorden we de meest gestelde vragen over de gevolgen voor de loonbelasting.
Hoeveel thuiswerkvergoeding mag een werkgever betalen?
Werkgevers mogen zelf bepalen hoeveel thuiswerkvergoeding zij betalen. Niets betalen mag ook. Maar er is -net als voor de reiskosten- een maximum bedrag dat belastingvrij mag worden betaald. Dat is 2 euro per werkdag. Er zijn wel voorwaarden aan dat bedrag verbonden. De thuiswerkvergoeding is vanaf 1 januari 2022 namelijk een gerichte vrijstelling onder de WKR. Dat betekent dat de werkgever dit bedrag bijvoorbeeld moet aanwijzen als eindheffingsloon. Daarnaast moet de werkgever onderzoek doen naar de kosten die de werknemer daadwerkelijk maakt als hij thuis werkt. Thuiswerkvergoedingen van voor 1 januari 2022 zijn loon of eindheffingsloon.
Hoeveel thuiswerkvergoeding mag een werkgever betalen als de gerichte vrijstelling (nog) niet van toepassing is?
Als er geen gerichte vrijstelling van toepassing is, heeft de werkgever 2 opties. Hij kan de thuiswerkvergoeding tot het loon rekenen en er dus ook loonbelastingen over betalen. Of hij kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon en eventueel onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. De vergoeding moet dan voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.
Mag de werkgever een vast bedrag geven voor thuiswerkspullen?
Ja, dat mag. Maar afhankelijk van de administratieve afhandeling is het loon, een gerichte vrijstelling of gaat het ten koste van de vrije ruimte.
- Door de voorziening aan te wijzen als eindheffingsloon voorkomt de werkgever dat de werknemer loonbelasting is verschuldigd. Doet de werkgever verder niets, dan gaat de voorziening ten koste van de vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.
- Als de voorzieningen voldoet aan de eisen voor een gerichte vrijstelling, zoals bijvoorbeeld die voor gereedschappen of Arbo voorzieningen, kan de voorziening buiten de vrije ruimte blijven. De werknemer moet dan wel een aankoopbewijs leveren.
- Doet de werkgever niets, dan gaat de Belastingdienst er van uit dat het bedrag tot het loon behoort. Er moet dan loonbelasting worden afgedragen.
Mag de werkgever ook de daadwerkelijke gemaakte thuiswerkkosten vergoeden?
Ja, dat mag. Maar niet voor alles. Voor sommige zaken - zoals koffie, toiletpapier en energiekosten - bestaat geen manier om deze zaken op de thuiswerkplek te vergoeden via de WKR. Deze kosten worden geacht te kunnen worden vergoed voor 2 euro per werkdag onder de nieuwe gerichte vrijstelling voor thuiswerkvergoedingen. Andere zaken, zoals meubilair, internet en computerapparatuur kunnen wel via een gerichte vrijstelling binnen de WKR worden vergoed. Als er geen gerichte vrijstelling van toepassing is, kan de werkgever de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. De aanwijzing moet dan wel gebruikelijk zijn. De vergoeding komt dan ten laste van de vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.